Publié le : 21 avril 20236 mins de lecture
La vérification des comptes est une mission qui incombe au conseil syndical de copropriété. Cette opération est effectuée dans les semaines qui précèdent la date de l’assemblée générale. Entre temps, le syndic attend impatiemment que le conseil valide sa bonne gestion comptable. Dans cet article, nous vous présentons le processus de contrôle des comptes en 4 étapes.
1-Procéder à une évaluation générale des dépenses
Les dépenses de copropriété n’apparaissent pas dans le relevé Général des Dépenses : le document permettant de classer les sorties d’argent par catégories de charges. Les sommes dépensées dépendent des règles de distribution. Plus concrètement, une prestation peut appartenir à plusieurs catégories de frais. Par exemple, en vérifiant les caméras de surveillance, les catégories de dépenses vont être désignées selon les différentes allées de l’immeuble, les équipements en place à savoir la piscine et le parking et la masse générale.
Pour obtenir une vision d’ensemble des dépenses liées à une seule et même prestation, il faut calculer la somme des montants déboursés : une démarche qui nécessite un temps considérable, le règlement général des dépenses s’étalant sur une dizaine de pages.
Pendant l’assemblée générale, une vision comptable de copropriété est exposée dans les annexes 2 et 3. Ceux-ci dévoilent les dépenses effectuées tout au long de l’année précédente. Il est à signaler que vous pouvez confier la création du Relevé Général des Dépenses à un cabinet comptable. Le document vous sera remis sous format Excel pour vous permettre de manipuler les chiffres plus facilement et de procéder aux analyses nécessaires.
2-Détecter les anomalies comptables
La règle de base d’un résultat comptable de copropriété est que le total débit soit égal au total des crédits. Si cette règle n’est pas respectée, on peut conclure à une anomalie. L’erreur peut être due à la difficulté de rattacher le montant déboursé à une catégorie spécifique. Ainsi, les conséquences peuvent être désastreuses : certains copropriétaires seront amenés à payer plus de charges que les autres.
Par ailleurs, des anomalies surviennent lors de l’installation de compteurs pour le système de chauffage par exemple en raison de la réassignation de ce type de dépenses. Pour la distribution des charges, il est question de tantième de copropriété. Celui-ci désigne le poids d’un lot dans le bâtiment de copropriété. Notez que les tantièmes sont calculés en tenant compte d’un élément essentiel : la surface. L’usage de certains équipements, en l’occurrence l’ascenseur, représente un facteur aggravant.
Même si vous ne connaissez pas le Règlement de copropriété sur le bout des doigts, soyez attentif à ces répartitions. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à les poser au syndic.
3- Vérifier les factures
Une donnée introduite dans un tableau n’a pas de valeur si elle n’est pas accompagnée d’une facture officielle. Il y a plusieurs informations à confirmer. Pour réaliser un contrôle comptable de syndic en bonne et due forme, vous devez détenir un certain nombre d’informations à commencer par le montant de la TVA. Plusieurs catégories de dépenses permettent de bénéficier d’une réduction de 10%. La facture est la seule preuve pour vérifier le montant de la TVA attribuée par la société de service.
Comme le comptable de syndic peut commettre des maladresses pendant la retranscription des chiffres indiqués sur les factures, une petite vérification s’impose pour rectifier le tir. De plus, avec le règlement de comptabilité d’engagement, les dépenses doivent être distribuées selon la période de référencement. Ce contrôle permet d’éviter une comptabilisation de treize mois. Le doublon est un autre type d’erreur qui peut survenir pendant la saisie. Il n’est pas rare que, par faute de frappe, une intervention soit facturée deux fois, sans que le syndic ou le fournisseur ne s’en rende compte. Avec une bonne vue d’ensemble, les doublons sont assez faciles à détecter.
Avec du temps et de la volonté, vous pouvez effectuée les vérifications requises pour garantir l’authenticité des factures. Autrement, nous vous recommandons de cibler les lignes de dépenses avec de grandes probabilités d’erreurs. C’est le cas des services spéciaux et des TVA à taux réduit.
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4-Contrôler les dépenses par rapport au contrat
Vous avez sûrement renégocié certaines dépenses avec votre gestionnaire. Des prestataires, exerçant dans une agence immobilière de luxe par exemple, vous auraient peut-être soumis des offres attrayantes.
Il faut donc vous assurer que les montants indiqués dans les offres sont identiques à ceux qui figurent sur les factures. Pour les prestations historiques, vous devez avoir la certitude que les contrats ont été révisés. Il est obligatoire d’examiner les services exceptionnels facturés en dehors des contrats.